منتدى الفراعنة

منتدى أ/سمير حماية

المواضيع الأخيرة

» دورات مؤكدة الانعقاد سبتمبر 2018
الثلاثاء يوليو 17, 2018 9:41 am من طرف sabra group

» الاتجاهات الحديثة في إدارة الموارد البشرية
الأحد يوليو 15, 2018 11:59 am من طرف sabra group

» الإدارة المتقدمة للموارد البشرية
الأحد يوليو 15, 2018 10:58 am من طرف sabra group

» التطوير الإداري باستخدام منهج سيجما-6
الأحد يوليو 15, 2018 9:51 am من طرف sabra group

» كتابة الدراسات والبحوث والتقارير والملخصات
الأحد يوليو 15, 2018 9:17 am من طرف sabra group

» مهارات التميز الإداري وتحسين نتائج العمل
الأحد يوليو 15, 2018 8:00 am من طرف sabra group

» مهارات العمل الجماعي وبناء وإدارة فرق العمل
السبت يوليو 14, 2018 2:38 pm من طرف sabra group

» دورات تدريبية أغسطس 2018
السبت يوليو 14, 2018 8:14 am من طرف sabra group

» إنشاء وإدارة قواعد البيانات الحديثة والوثائق الإدارية
الأربعاء يوليو 11, 2018 2:29 pm من طرف sabra group

التبادل الاعلاني


    الأساليب الحديثة لإعداد خطط التصنيف والترميز

    شاطر

    sabra group

    عدد المساهمات : 168
    تاريخ التسجيل : 10/12/2017

    الأساليب الحديثة لإعداد خطط التصنيف والترميز

    مُساهمة من طرف sabra group في الثلاثاء يوليو 03, 2018 10:10 am

    الأساليب الحديثة لإعداد خطط التصنيف والترميز
    م. السيد محمد حسين

    مع التزايد المستمر لحجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق آثيرة في شتى المجالات، ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقة آلية مما يوفر آثيرًا من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، ظهرت الحاجة لوجود.الية متبعة تعمل على تحويل الأرشيف الورقي الى أرشيف ألكتروني تؤمن هذه الآلية حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا آثيراً ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأآثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وآذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند، وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

    أهداف الأرشفة الالكترونية:
    - توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية
    - توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها
    - سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث .مثال تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها.
    - إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر باستخدام تقنيات ال. OCR. –
    - سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة.
    - إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
    - حذف الملفات والوثائق المكررة.

    تصنيف الوثائق: يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة و أي منها بسهولة . الوثائق وفصل غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، وذلك بغرض التعرف عليها بسهولة.

    مرحلة التصوير الضوئي: تتم عملية التصوير الضوئي للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئي المناسبة لحجم الوثيقة و وضوحها، و عملية التصوير الضوئي هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها علي أجهزة الحاسب الآلي.آما لابد من الترآيز على الأجهزة المطلوبة للتخزين، نوع الملف الإلكتروني ،استخدام خاصية ضغط الملفات ، صلاحيات الإطلاع والتغيير ، الخ.


    ولمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع وغيره من الموضوعات ذات الصلة بالمجال الاداري، يمكنكم الاطلاع على البرنامج التدريبي لمعهد صبره للتدريب القانوني من خلال الرابط التالي: https://goo.gl/4CHsCy

      الوقت/التاريخ الآن هو الجمعة يوليو 20, 2018 5:00 am